Microsoft Teams | Tι είναι και ποια τα οφέλη για τις επιχειρήσεις

Γράφει η Μαριάννα Τζίμα

Το Microsoft Teams είναι μια πλατφόρμα επικοινωνίας που δημιουργήθηκε αποκλειστικά για επιχειρήσεις και αποτελεί μέρος της οικογένειας προϊόντων της Microsoft 365. Έχει σχεδιαστεί για υβριδική εργασία και αναδείχθηκε σε εξαιρετικά βοηθητικό επιχειρησιακό εργαλείο ήδη από την περίοδο της πανδημίας. Η ίδια η εταιρεία αναβάθμισε την εφαρμογή και αναμένεται να κυκλοφορήσει μια προεπισκόπηση αυτής στους χρήστες του Teams στα τέλη Μαρτίου.

Η νέα έκδοση του Microsoft Teams θα ονομάζεται Microsoft 2.0 ή 2.1 και προβλέπεται πως θα χρησιμοποιεί 50% λιγότερη μνήμη και πως ο επεξεργαστής θα επιβαρύνεται λιγότερο οδηγώντας έτσι σε μία καθόλα μεγαλύτερη αυτονομία των φορητών υπολογιστών. Η επιλογή της εταιρείας της Microsoft να αξιοποιήσει την τεχνολογία Edge WebView2 οδήγησε στη δημιουργία μιας έκδοσης που θα εγγυάται μεγαλύτερη ταχύτητα και αυτονομία στους χρήστες. Η Microsoft έχει επίσης μετακινηθεί στο React, μια βιβλιοθήκη Javascript, με βελτιώσεις στο UI του Teams να αναμένονται άμεσα στους μήνες μετά την κυκλοφορία της εφαρμογής.

Το Microsoft Teams προσφέρει μεταξύ άλλων υπηρεσίες συνομιλίας, κλήσεων σε πραγματικό χρόνο, τηλεδιάσκεψης και αποθήκευσης εγγράφων. Για όσους έχουν εγκαταστήσει την Premium έκδοση του Teams, υπάρχουν διαθέσιμες και λειτουργίες που βασίζονται στην τεχνολογία της τεχνητής νοημοσύνης. Η Premium έκδοση ενσωματώνει και αξιοποιεί τις υπηρεσίες της εταιρείας OpenAI, η οποία έχει δημιουργήσει και το ChatGPT. Στις λειτουργίες αυτές εντάσσεται η βελτιωμένη υπηρεσία μετάφρασης σε πραγματικό χρόνο αλλά και η αυτόματη δημιουργία σημειώσεων και προσωποποιημένων highlights για να βοηθηθούν οι χρήστες να συλλέξουν τις πληροφορίες που χρειάζονται ακόμα κι αν δεν μπόρεσαν να συνδεθούν σε μια τηλεδιάσκεψη.

Το Microsoft Teams υποστηρίζει τόσο ατομικές όσο και ομαδικές συνομιλίες με τους χρήστες να μπορούν να συμμετάσχουν σε μια κλήση στις ομάδες που δημιουργούνται. Οι συνομιλίες επιτρέπουν στους χρήστες τον διαμοιρασμό αρχείων κατά τη διάρκεια αυτών, αλλά και τον ορισμό των μηνυμάτων ως επείγοντα ή σημαντικά με τη χρήση των κατάλληλων σημάνσεων. Τα επισημασμένα ως επείγοντα μάλιστα, μπορούν και ενημερώνουν τον παραλήπτη σε τακτικά χρονικά διαστήματα μέχρι να διαβάσει το μήνυμα. Οι συνομιλίες στο Teams είναι πάντα διαθέσιμες στην πλατφόρμα και έτσι οι χρήστες δεν χρειάζεται να ελέγχουν το ιστορικό των συνομιλιών τους. Στο πλαίσιο των ομαδικών συνομιλιών το Teams επιτρέπει στις ομάδες να εισέλθουν σε μια συνομιλία μέσω ενός συγκεκριμένου URL ή πρόσκλησης που αποστέλλεται από τον διαχειριστή ή τον ιδιοκτήτη μιας ομάδας.

Τα μέλη των ομάδων του Microsoft Teams μπορούν να δημιουργούν επίσης κανάλια, τα οποία επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να επικοινωνούν χωρίς την χρήση email ή SMS. Οι χρήστες μπορούν να απαντούν στα μηνύματα είτε με κείμενο είτε με οποιαδήποτε άλλα πολυμέσα (εικόνες, βίντεο, GIFs). Προσφέρεται επίσης, η λειτουργία των άμεσων μηνυμάτων, επιτρέποντας την αποστολή ιδιωτικών μηνυμάτων σε έναν συγκεκριμένο χρήστη εντός της ομάδας αντί σε ολόκληρη την ομάδα.

Οι κλήσεις, όπως αναφέρει και η Microsoft στην ιστοσελίδα της, μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς να διοργανωθεί μια σύσκεψη ομάδας από την επιχείρηση στο σύνολό της. Κλήσεις ένας προς έναν ή ομαδικές κλήσεις με οποιονδήποτε στην επιχείρηση γίνεται απευθείας από μια συνομιλία, είναι ιδιωτικές και δεν θα εμφανίζονται σε καμία συνομιλία ομάδας. Οι καταχωρήσεις για τις κλήσεις θα εμφανίζονται στη συνομιλία των ατόμων που συμμετείχαν στην κλήση. Το Teams υποστηρίζει επίσης το τηλεφωνικό δίκτυο (PSTN) επιτρέποντας στους χρήστες να επικοινωνούν μέσω τηλεφώνου με τον πελάτη.

Οι συναντήσεις μπορούν να προγραμματιστούν ή να δημιουργηθούν εκείνη την στιγμή και οι χρήστες που επισκέπτονται το κανάλι μπορούν να δουν ότι μια συνάντηση βρίσκεται σε εξέλιξη. Το Teams μπορεί επίσης και συνδέεται στο Microsoft Outlook προκειμένου να προσκληθούν και άλλοι σε μια συνάντηση στο Teams. Η λειτουργία αυτή βοηθά εκατοντάδες χρήστες που μπορούν να συνδεθούν μέσω ενός εξωτερικού συνδέσμου στην συνάντηση.

Η ίδια η Microsoft υποστηρίζει ότι η νέα έκδοση του Teams θα είχε μια συνολικά καλύτερη απόδοση και θα μπορεί να προσφέρει υποστήριξη για πολλαπλούς λογαριασμούς. Με άλλα λόγια θα μπορεί να ανταποκρίνεται σε όλες τις προκλήσεις που μπορεί να συναντήσει μια επιχείρηση, όπως είναι η καλύτερη απόκριση κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης ή το ταχύτερο άνοιγμα-φόρτωμα της ίδιας της εφαρμογής. Η εφαρμογή αναμένεται εντός Μαρτίου και θα περιλαμβάνει ρύθμιση για επιστροφή στην τρέχουσα έκδοση για όσους το επιθυμούν.