Έχετε νιώσει ποτέ ότι ακόμη κι αν εργάζεστε μέρα-νύχτα, δεν καταφέρνετε ποτέ να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας; Ίσως ξεκινάτε την ημέρα λέγοντας ότι θα ολοκληρώσετε τουλάχιστον 5, για παράδειγμα, tasks που σας έχουν ανατεθεί, αλλά τελικά δεν καταφέρνετε ούτε ένα; Εάν ναι, δε χρειάζεται να ανησυχείτε! Πρόκειται για ένα πολύ συνηθισμένο φαινόμενο και πολλοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν πρόβλημα στο πώς να δομήσουν αποτελεσματικά τον χρόνο τους και να βελτιώσουν την παραγωγικότητά τους. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να μην είμαστε παραγωγικοί. Φυσικά, όλες οι μέρες δεν είναι ίδιες, οπότε είναι απολύτως εύλογο και κατανοητό κάποιες μέρες να είμαστε λιγότερο παραγωγικοί από κάποιες άλλες. Επίσης, πολύ σημαντικό ρόλο στην παραγωγικότητα παίζει η υγεία μας. Δηλαδή, εάν είμαστε άρρωστοι ή υπερβολικά κουρασμένοι είναι πολύ πιθανό η παραγωγικότητά μας να βρίσκεται σε αρκετά χαμηλά επίπεδα.
Υπάρχουν όμως και άλλοι λόγοι που μπορεί να επιδρούν αρνητικά στην αποδοτικότητά μας και οι οποίοι βρίσκονται στη σφαίρα ελέγχου μας. Για παράδειγμα, οι περισπασμοί. Είναι λογικό πως εάν είμαστε διαρκώς με το κινητό μας και “σκρολάρουμε” στο διαδίκτυο, δε θα μπορούμε ταυτόχρονα να είμαστε αποτελεσματικοί στη δουλειά μας. Το αίσθημα της μη παραγωγικότητας που συχνά μας κατακλύζει μπορεί να περιοριστεί σε μεγάλο βαθμό και ως επί το πλείστον έγκειται στα μέτρα που θα λάβουμε για να το αντιμετωπίσουμε. Εάν χρειάζεστε βοήθεια για να απαλλαγείτε από αυτό, οι παρακάτω 5 συμβουλές θα σας βοηθήσουν να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητα σας στο χώρο εργασίας σας και όχι μόνο!
- Κάνουμε τακτικά διαλείμματα. Μία τέτοια συμβουλή ίσως μας φαίνεται αντιπαραγωγική, αλλά, στην πραγματικότητα τα τακτικά διαλείμματα μπορεί να βελτιώσουν τη συγκέντρωση και να τονώσουν τη διάθεσή μας. Σύμφωνα με μελέτες, τα μικρά διαλείμματα κατά τη διάρκεια μεγάλων εργασιών μας βοηθούν να διατηρήσουμε ένα σταθερό επίπεδο απόδοσης,ενώ αντίθετα, η αδιάλειπτη εργασία προκαλεί σταθερή μείωση της απόδοσής μας.
- Θέτουμε προθεσμίες. Συνήθως συνδέουμε το άγχος με ένα αρνητικό συναίσθημα, αλλά, το άγχος σε ελεγχόμενα επίπεδα μπορεί πραγματικά να είναι ευεργετικό, από την άποψη ότι μας κρατά συγκεντρωμένους και σε εγρήγορση και μας βοηθά να πετύχουμε τους στόχους μας. Θέτοντας συγκεκριμένες προθεσμίες, ειδικότερα σε έργα ανοιχτού τύπου, και επιμένοντας σε αυτές είναι ένας πολύ καλός τρόπος να ολοκληρώσουμε πολύ πιο γρήγορα τη δουλειά μας και να αποφύγουμε να βρεθούμε σε μία χαοτική κατάσταση που πρέπει να τα προλάβουμε όλα την τελευταία στιγμή.
- Ακολουθούμε τον “κανόνα των 2 λεπτών”. Για να αξιοποιήσει στο έπακρο τα μικροσκοπικά “παράθυρα” χρόνου, ο επιχειρηματίας Steve Olenski υποστηρίζει τη χρήση του “κανόνα των δύο λεπτών”. Η ιδέα είναι απλή: εάν υπάρχει μια εργασία που μπορεί να ολοκληρωθεί σε δύο λεπτά ή λιγότερο, την κάνουμε αμέσως. Η ολοκλήρωση της μη χρονοβόρας αυτής εργασίας εξοικονομεί χρόνο σε σύγκριση με το να επιστρέψουμε σε αυτήν αργότερα.
- Δεν κάνουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Το να προσπαθούμε να ολοκληρώσουμε πολλές δουλειές ταυτόχρονα μπορεί να είναι δελεαστικό, ειδικά αν φαίνονται απλές και δε χρειάζονται πολύ χρόνο. Αλλά, σπάνια λειτουργεί η συγκεκριμένη μέθοδος. Σύμφωνα με τους ψυχολόγους, η προσπάθεια ολοκλήρωσης πολλαπλών δραστηριοτήτων ταυτόχρονα, μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια χρόνου και παραγωγικότητας. Αντί αυτού, δοκιμάζουμε να δεσμευόμαστε σε μία εργασία τη φορά.
- Λέμε όχι στην τελειομανία . Είναι φυσικό να θέλουμε να είμαστε τέλειοι σε αυτό που κάνουμε, όμως, στην πραγματικότητα, τίποτα δεν είναι ποτέ άψογο. Αντί να χάνουμε χρόνο επιδιώκοντας την ψευδαίσθηση της τελειότητας, ολοκληρώνουμε τις εργασίες μας στο μέγιστο των δυνατοτήτων μας και προχωράμε. Είναι προτιμότερο να τελειώσουμε τη δουλειά και να τη βγάλουμε από τη λίστα και αν χρειαστεί, μπορούμε πάντα να επιστρέψουμε σε αυτή και να τη βελτιώσουμε.
Αγγελική Βουρλιωτάκη